Avustralya İşletme Kayıtları: 5 Yıl Saklama Rehberi

Avustralya’da işletme kaydı yalnız tax return sonunda toplanan makbuzlardan ibaret değildir. ATO; işletmeyi başlatma, yürütme, değiştirme, satma veya kapatma sırasında tax, GST, super ve registration sonucunu açıklayan işlem kayıtlarının korunmasını ister. Kayıt, banka hareketinden faturaya ve muhasebe girişine kadar aynı işlemi yeniden kurabilmelidir.

Her işlem için kanıt zinciri kurun

Sales invoice, receipt, cash sale, platform statement ve merchant settlement kayıtlarını banka hesabındaki net yatışla eşleştirin. Platform komisyonu kesildikten sonra yatan parayı gross sales sanmayın; gross gelir ile fee giderini ayrı gösterin. Giderde supplier adı, tarih, açıklama, toplam, GST ve business purpose bilgilerini saklayın. Kişisel ve işletme kullanımı karışıksa uygulanan yüzdeyi kilometre kaydı, floor area veya kullanım günlüğüyle destekleyin.

Asset purchase, depreciation schedule, loan, lease, stock, payroll, contractor, super contribution, GST ve BAS belgelerini kendi klasörlerinde tutun. Çalışan kaydı veya capital gains tax cost base belgesi gibi bazı kalemlerin saklama süresi genel beş yıldan farklı başlayabilir ya da daha uzun sürebilir. “Beş yıl doldu” diye dosyayı silmeden önce assessment period, carry-forward loss, asset ownership ve dispute durumunu kontrol edin.

Genel kuralda kayıt, hazırlandığı veya elde edildiği tarih ya da ilgili transaction veya act tamamlandığı tarihten hangisi daha geçse oradan itibaren beş yıl tutulur. Kayıtlar yazılı ve İngilizce olmalı veya ATO’nun anlayabileceği şekilde İngilizceye kolayca çevrilebilmelidir. Tax return, notice of assessment ve BAS kopyalarını da aynı dönem dosyasında tutmak uzlaştırmayı kolaylaştırır.

Elektronik arşivi denetlenebilir yapın

Telefon fotoğrafını yalnız cihazda bırakmayın. Dosya adında tarih, supplier, amount ve kategori kullanın; aylık olarak ikinci bir güvenli konuma yedekleyin. Accounting software değiştiğinde yalnız PDF rapor değil general ledger, transaction export, chart of accounts ve audit trail dosyalarını da indirin. Eski sistem kapanınca veriyi okuyamamak record-keeping yükümlülüğünü kaldırmaz.

Elektronik kayıt değiştirilemez veya değişiklik geçmişi izlenebilir olmalıdır. Sales suppression, silinen sıra numarası veya geriye dönük kaynağı belirsiz journal entry audit riskidir. Belge kaybolur ya da afetle zarar görürse banka, supplier, customer ve platformdan kopyaları isteyin; neyin kayıp olduğunu ve yeniden oluşturma yöntemini yazılı not edin.

Her ay bank reconciliation yapıp bankadaki opening balance, receipts, payments ve closing balance’ı ledger ile karşılaştırın. Unreconciled transaction, duplicate expense ve owner contribution satırlarını sonraki aya taşımadan açıklayın. BAS veya tax return verildiğinde kullanılan report’un kilitli kopyasını, lodgment receipt ve payment reference ile birlikte saklayın. Böylece daha sonra değişen accounting data ile gerçekten beyan edilen rakam ayrılabilir.

İşletme kuruluş kayıtları için ABN ve sole trader rehberimizi, GST eşiği için GST kayıt rehberimizi kullanın. Resmî kontrol listesi için ATO’nun overview of record-keeping rules ve record keeping for business sayfalarını esas alın.