Avustralya OAIC gizlilik şikâyeti rehberi
Önce kuruma yazılı başvurun, 30 günlük yanıt penceresini belgeleyin ve OAIC dosyasında olay, zarar ve çözüm talebini ayırın.
Avustralya’da kişisel bilginin yanlış toplanması, kullanılması, açıklanması, korunmaması veya erişim ve düzeltme talebinin uygun ele alınmaması halinde Office of the Australian Information Commissioner, OAIC şikâyet yolu bulunabilir. İlk adım çoğu durumda OAIC formu değildir. Privacy Act, kişiye önce olaydan sorumlu organisation veya Australian Government agency’ye şikâyet etme ve kuruma yeterli çözüm fırsatı verme yaklaşımını uygular.
Şikâyetin kapsamını tek cümlede tanımlayın: hangi kişisel bilgi, kim tarafından, hangi tarihte, hangi işlemle ve size nasıl etki etti? Kimlik hırsızlığı veya devam eden yetkisiz erişim riski varsa şifre, çok faktörlü kimlik doğrulama, banka bildirimi ve belge iptali gibi zarar azaltma adımlarını şikâyet sonucunu beklemeden alın.
Önce kurumun privacy contact noktasına yazın
Kurumun privacy policy sayfasında şikâyet adresini bulun. E-postada olay çizelgesi, hesap veya referans numarası, ilgili ekran görüntüleri ve daha önceki yazışmaları ekleyin. Talebinizi ölçülebilir yazın: bilgiye erişim, düzeltme, silme veya de-identification değerlendirmesi, açıklamanın durdurulması, güvenlik önlemi, açıklama ya da özür gibi sonuçları ayrı maddeler halinde belirtin.
OAIC genel olarak kuruma yanıt için 30 gün verilmesini ister. Gönderim ve teslim kanıtını saklayın. Kurum ek süre talep ederse gerekçeyi ve yeni tarihi yazılı alın. 30 gün içinde cevap yoksa veya cevaptan memnun değilseniz OAIC çevrimiçi privacy complaint formuna geçebilirsiniz.
Banka, insurer veya financial service provider hakkındaki dosyada Australian Financial Complaints Authority, AFCA gibi external dispute resolution scheme aynı sorunu veya finansal hizmet boyutunu ele alabilir. Telekomünikasyon, sağlık, kredi raporlama, eyalet kamu kurumu ya da çalışan kaydı gibi alanlarda farklı kod, istisna veya düzenleyici bulunabilir. Aynı dosyayı paralel mercilere gönderirken her birinin yetkisini ve açık dosya numarasını belirtin.
OAIC paketinde olay ile zararı ayırın
OAIC formuna ilk şikâyeti, kurum yanıtını veya yanıt gelmediğini gösteren kaydı ve temel kanıtları ekleyin. İddiayı kronolojik ve tarafsız anlatın. Maddi kayıp, zaman kaybı, kimlik kötüye kullanım riski veya önemli distress iddia ediliyorsa bunların tarihli kanıtlarını ayrı başlıkta sunun. Gereğinden fazla hassas belge göndermeyin; karartılmış kopya yeterli mi diye form talimatını kontrol edin.
OAIC bilgi isteyebilir, taraflarla çözüm arayabilir, soruşturma yapabilir veya yasal nedenlerle şikâyeti kabul etmeyebilir. Başvuru, otomatik tazminat kararı değildir. Acil mahkeme emri, süre aşımı veya ciddi maddi kayıp varsa bağımsız hukuk görüşü alın.
Dosyada başkalarına ait kişisel bilgi varsa gönderimden önce kapsamı daraltın. Her ek için kısa bir açıklama ve olay çizelgesindeki karşılığını yazın. OAIC’den gelen referans numarasını konu satırında koruyun ve yeni gelişmeleri tarih sırasıyla bildirin.
Sağlık verisi için My Health Record gizlilik rehberimizi, telefon ve internet hizmeti tarafı için TIO şikâyet rehberimizi okuyun.
Resmî kaynaklar
Sık sorulan sorular
Doğrudan OAIC'ye şikâyet verilebilir mi?
Genel kural önce ilgili organisation veya agency'ye yazılı şikâyet vermek ve yanıt için genellikle 30 gün tanımaktır. Yanıt yoksa veya sonuç tatmin edici değilse OAIC yolu değerlendirilir.
OAIC her işletme hakkındaki gizlilik şikâyetini inceler mi?
Hayır. Privacy Act kapsamı, küçük işletme istisnaları, eyalet kurumları ve sektör düzenleyicileri nedeniyle yetki değişebilir; OAIC'nin kapsam sayfaları kontrol edilmelidir.
