Yeni Zelanda İşletme Kayıtları: 7 Yıl Rehberi

Yeni Zelanda’da iyi kayıt, yalnız IR3 veya GST return doldurmak için değil, her gelir ve giderin nasıl oluştuğunu IRD’ye göstermek için gerekir. Nakit satış, banka transferi, platform ödemesi ve barter dahil bütün işlemler kayda girmelidir. Genel kural, kâğıt ve elektronik kayıtların en az yedi tax year saklanmasıdır; işletmenin kapanması süreyi sona erdirmez.

Gelir, gider ve bankayı aynı işlemde bağlayın

Sales invoice, till report, cashbook, e-commerce export ve payment processor statement içindeki gross sale tutarını banka settlement ile eşleştirin. Platform fee veya refund nedeniyle net yatış farklıysa gelir ve gideri ayrı satırlarda gösterin. Nakit satışların gün sonu toplamını deposit slip ile bağlayın; bankaya yatırılmayan owner drawing ya da petty cash kullanımını kayıtsız bırakmayın.

Purchase invoice ve receipt üzerinde supplier, tarih, açıklama, toplam ve GST bilgisini koruyun. Giderin business income üretimiyle bağlantısını kısa notla belirtin. Home office, internet, telephone veya vehicle gibi karışık kullanımda private portion’ı ayıran floor area, zaman çizelgesi ya da logbook kaydını saklayın. Bank statement tek başına alınan mal veya hizmetin ne olduğunu her zaman açıklamaz.

Asset register içinde purchase date, cost, GST treatment, depreciation method, disposal ve sale proceeds alanları bulunsun. Loan, lease, payroll, contractor, KiwiSaver, ACC levy, GST return ve income tax assessment belgelerini kendi tax period’una bağlayın. Amended return veya credit note geldiğinde eski kaydı silmek yerine adjustment trail oluşturun.

Elektronik veriyi okunabilir tutun

IRD kayıtların English veya te reo Māori olmasını ister; başka dil için approval gerekebilir. Accounting system değiştiğinde general ledger, journals, chart of accounts, transaction-level export ve record layout dosyalarını indirin. Yalnız PDF summary tutmak, audit sırasında her işlemi yeniden kurmaya yetmeyebilir. Eski yazılım lisansı bittiğinde veriye erişim kaybolmamalıdır.

Offshore cloud storage kullanıyorsanız taxpayer veya cloud provider’ın IRD approval koşullarını karşıladığını kontrol edin. Multi-factor authentication, düzenli backup ve restore testi uygulayın. Dosya adında tax year, supplier veya customer, document number ve amount kullanın. Kayıp ya da afetle zarar görmüş belgeyi banka, supplier veya platformdan yeniden isteyin ve reconstruction log tutun.

Ay kapanışında bank balance ile cashbook’u, sales report ile GST output’u ve purchase ledger ile GST input’u uzlaştırın. Owner drawing, owner contribution, loan repayment ve private expense satırlarını business income veya deduction içine gizlemeyin. Return verildiğinde kullanılan trial balance, GST reconciliation, filed return ve submission receipt kopyalarını aynı period klasöründe kilitleyin; sonraki düzeltmeyi ayrı adjustment kaydıyla gösterin.

Yıl sonunda IR3 rehberimizle gelir ile expense toplamını uzlaştırın; GST kayıtlıysanız sole trader GST rehberimizi uygulayın. Resmî şartlar için IRD’nin record keeping, records of income and expenses ve computer record keeping for audit sayfalarını esas alın.